コミュニケーションの意味とは?コミュニケーション能力を磨くための4個の秘訣を紹介

コミュニケーションが苦手だと感じている方は多いのではないでしょうか。

仕事や近所付き合いなど、身近な場面で必要とされるコミュニケーションですが、おそらく今まできちんと学ぶ機会がなかったという方は多いでしょう。

それゆえ、何が正解なのか分からない漠然としたイメージのまま、他人とコミュニケーションを取らざるを得ない状況に苦手意識や不安を感じやすいのだと思います。

そこで、この記事では、コミュニケーションに自信がもてるように、コミュニケーションを本質から理解していただいた上でコミュニケーション能力を磨くための秘訣をご紹介します。

コミュニケーションの意味とは?

そもそもコミュニケーションとは、意思、感情、思考などの情報を他人と伝達し合い、お互いに理解することです。

ここで大切なのは、「お互いに」理解するということです。

つまり、一方的に情報を伝えることだけがコミュニケーションではありません。

相手が伝える情報を汲み取って、自分が理解することもコミュニケーションにおいては重要です。

ですので、伝える側は、相手が「理解しやすいように」伝えることもコミュニケーション能力といえるでしょう。

コミュニケーションの意義

なぜ、コミュニケーションが必要なのでしょうか?

現代の社会では、一人一人の育つ環境や考え方、価値観がバラバラで、共通の情報が少ないためにコミュニケーションによってお互いのことを理解しないとすれ違いや衝突が起きやすくなります。

さらに、ビジネスの場においては、経営の方針、顧客の意向、同僚との協調性など、相手を理解しないとスムーズに仕事を進めることは難しいです。

企業の選考時においても、コミュニケーション能力は、誠実性やチャレンジ精神よりも求められているくらいです。

それほど、コミュニケーション能力は社会的にも重要視されています。

コミュニケーションは、社会の中で他人と上手に共存して生きていく上で必須の能力といえるでしょう。

コミュニケーションの種類

コミュニケーションには様々な種類があります。

普段、自分がどのように他人とコミュニケーションをとっているかを意識したことはありますか?

コミュニケーションの種類には何があるのかを知っておかないと、無意識のうちに相手に間違った情報が伝わっている可能性もあります。

コミュニケーションには大きく分けて「言語」と「非言語」の2種類があります。

言語によるコミュニケーションでは、

  • 話す
  • 文字を使う

ことで相手に情報を伝えます。

非言語によるコミュニケーションでは、

  • 第一印象
  • ジェスチャー
  • 相手との距離
  • 声のトーンや速さ

によって相手に伝わる情報があります。

おそらく、私たちは言語によるコミュニケーションに意識を向けがちですが、非言語によるコミュニケーションによっても多くの情報が相手に伝わっているのです。

では、これらのコミュニケーションの種類を一つずつみていきます。

話す

他の動物にはない人間の特徴的なコミュニケーションの一つに言語があります。

言語を使って話すことで、複雑な情報を素早く目の前の相手に伝えることができます。

なぜなら、同じ言語を使う人同士で、話す単語や言い回しの意味に対して共通の認識をもっているからです。

ですので、人間はお互いが知っている言語を使うことで自分の思考や感情を詳しく相手に説明することができるのです。

また、話すことで、対面のみならず離れた相手と電話で情報を伝え合うこともできます。

反対に、同じ言語をもたない外国人と話すときは、それぞれが使う言語にお互いが共通の認識をもたないためにコミュニケーションがとれないということになります。

文字を使う

言語は、話すだけでなく、文字を使って手紙やメール、ファックスで情報を伝えることもできます。

文字を使って伝えるということは、頭の中で整理しながら文章で表現するので、話すよりも要点を押さえて的確に相手に伝えられます。

また、文字は情報を記録として残すことができるので、書籍として後世に伝えたり、議事録として会議に出席していない人に伝えたりと、多くの人に情報を伝える手段としても有効です。

第一印象で9割が決まる

「人は見た目が9割」という言葉を聞いたことはありませんか?

人の第一印象は、ほんの数秒で決まってしまうといわれています。

それくらい、第一印象は視覚情報として大切です。

第一印象で相手に伝わる情報としては、

  • 服装
  • 表情
  • 香り
  • 目線

などです。

スーツをビシッと着ている人には、それだけできちんとした印象をもちやすいです。

反対に、シャツの裾がズボンからはみ出している服装の人には、だらしない印象をもってしまいます。

また、表情は相手に一番伝わる情報です。

例えば、不機嫌な表情で「ありがとう」と言っても、聞き手は嬉しいのかどうか分からなくて不安になります。

笑顔で「ありがとう」と言うと、本心から喜んでくれていると聞き手は受け取ることができます。

ジェスチャー

話しているときの身振り手振りで伝えたい内容を補完することができます。

例えば、大きさを表したいときには、手で大きな円を描いてみたり、方向を伝えたいときには、指で方向を示したりすることで、より理解が深まります。

ジェスチャーを上手に使うことで、言語が異なる外国人とコミュニケーションをとるときでも情報が伝わりやすくなります。

気をつけたいのは、ジェスチャーを使わないときの手や足の位置です。

頻繁に頭をさわったり、貧乏ゆすりをしたりすると、相手に落ち着きのない印象を与えてしまいます。

また、腕組みをしたり、足を組んだりしながら話すと、相手に威圧感を与えかねません。

相手との距離

人には、他人にこれ以上近づいてほしくないと感じている距離があります。

それをパーソナルスペースと呼びます。

お互いに快適なコミュニケーションをとるためには、相手との距離も重要です。

自分は相手に親近感をもっていることで近くに寄ろうとしても、相手が不快に感じてしまうと逆効果になってしまいます。

声のトーンや速さ

音による情報伝達をする上で、声のトーンや速さによって相手に異なる情報が伝わります。

例えば、声のトーンを高くして話すと明るく楽しいイメージになりますが、声のトーンを低くして話すと元気のない暗いイメージになります。

話す速さも情報を含んでいます。

速いスピードで話す人には、頭の回転が速くて知的なイメージもありますが、せっかちな印象や圧迫感を与えてしまうかもしれません。

また、ゆっくり話す人には、落ち着いておだやかなイメージもありますが、じれったいと感じる人もいるかもしれません。

コミュニケーションにおいては、話す内容によって臨機応変に速さを変えることも大切です。

コミュニケーション能力を磨くための4個の秘訣とは?

コミュニケーション能力が高いと、日常生活においてもビジネスにおいても他人と円滑に意思疎通を図り理解し合えるので物事をスムーズに進めることができます。

コミュニケーション能力は、生まれつきのものではなく、今からでも磨いていけるものです。

そこで、コミュニケーション能力を磨くための秘訣をお伝えします。

コミュニケーション能力は、大きく分けて「伝える能力」と「聴く能力」があります。

「伝える能力」とは、相手に自分の言いたいことを理解させる力です。

この能力を磨くための秘訣は、「PREP法を使う」ことです。

「聴く能力」とは、自分が相手の言いたいことを理解する力です。

また、この能力を磨くための秘訣は、「相手に質問をする」、「ラポールを築く」、「効果的な相槌」をすることです。

コミュニケーションが苦手な人も、これらの能力を磨くことで克服していけます。

それでは、これらの能力を磨くための秘訣を一つずつご説明します。

PREP法を使う

コミュニケーションで一番大切なのは、お互いに理解することです。

自分が相手に伝えるときには、話したり書いたりすることで、自分の考えが相手に正確に伝わるようにします。

ここで大切なのは、一方的に言いたいことを発信するのではなく、相手が理解するところまで気に掛けることです。

相手が理解しやすいように、分かりやすく説明する秘訣は、「PREP法を使う」です。

PREP法とは、説得力のある話の流れをつくるための枠組みで、これを使うことで誰でも簡単に論理的に物事を説明できます。

PREP法では、

  • ①Point・・・まず結論から伝えます
  • ②Reason・・・次に理由を示します
  • ③Example・・・その理由が納得できる具体例をあげます
  • ④Point・・・最後に結論をもう一度伝えます

という流れで話を組み立てることで、聞き手も頭の中を整理しながら聞くことができるので理解しやすくなるのです。

相手に質問をする

相手の話していることを正しく理解するためには、自分の理解が合っているのかを確認することが重要です。

自分では、理解したつもりになっていても、勘違いや思い込みによって相手の認識とズレが起きている可能性もあります。

認識のズレを回避するための秘訣は、「相手に質問をする」です。

的確な質問をするためのコツは、5W1Hの

  • いつ(When)
  • どこで(Where)
  • だれが(Who)
  • なにを(What)
  • なぜ(Why)
  • どのように(How)

です。

話し手は、自分が分かっていることを相手も分かっているという前提で話している場合があります。

相手の話の内容にこれらの情報が不足しているときは、5W1Hを使って質問をすることで理解がしやすくなります。

他にも、

  • 分からない言葉があったら聞く
  • 理解しにくい内容があったら具体的にはどういうことかを聞く

など、認識のズレを起こさないために、自分も相手の話を理解するための努力をするようにします。

質問をすることのメリットは、自分の理解が深まるだけでなく、話す側にとっても自分が話している内容に興味をもってくれていると感じるので、よりコミュニケーションが円滑になります。

ラポールを築く

初対面の人や苦手な人とコミュニケーションをとる際には、緊張によってお互いに理解し合うのは時間がかかるかもしれません。

どんな相手でも早く心を通い合わせるための秘訣が「ラポールを築く」です。

人間の心理を応用して、お互いの心と心を通い合わせやすい状態をつくるのです。

ラポールとはフランス語で「関係」を意味し、ラポールを築くための基本は「相手に合わせること」です。

人間は、自分と似ている部分を相手に見つけると親近感がわく性質があります。

そこで、

  • 声のトーンや速さ
  • 呼吸のペース
  • 手や足の位置
  • 体や顔の向き

などを相手に合わせることで、相手の警戒心を解きやすくするのです。

そのためには、相手をよく観察する必要があります。

相手の仕草、呼吸、表情などを注意深く観察することで、発している言葉と本心のズレを見逃さずに相手の気持ちを汲み取ることもできます。

効果的な相槌

コミュニケーションによってお互いに理解し合うには、相手に情報を正確に伝えてもらう必要があります。

その際に、相手が気持ちよく話せるように、聞き手も協力しなければなりません。

相手がスムーズに話を進められるようにする秘訣が「効果的な相槌」です。

相槌を打つことで、話す内容をしっかり聞いているというアピールをすることができます。

「へー」や「なるほど」などの相槌や、単に頷くだけでも相手は聞いてくれているという安心感を得られます。

さらに、相槌の効果を高めるために、オウム返しや要約をするという方法があります。

相手の話した内容やキーワードを繰り返すだけでも相手は伝わっていると感じることができます。

また、タイミングよく相手の話を要約して確認することも相槌として効果的です。

話し手が自分の伝えたいことと、その要約が合っていたら話し手は安心しますし、間違っていたら別の表現で言い換えてくれるでしょう。

このように、自分の理解が間違っていないかを確認する上でも役に立ちます。

コミュニケーションを学ぶには、セミナーに参加して学ぶのも効果的です。

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まとめ

いかがでしたでしょうか。

この記事のポイントは、

  • コミュニケーションはお互いに理解し合うことが目的
  • コミュニケーションは他人と共存するためには必須
  • コミュニケーションの方法には言語と非言語の2種類がある
  • コミュニケーション能力を磨くには伝える力と聴く力を鍛える

でした。

コミュニケーションというと、上手に話すことに意識が向きがちです。

しかし、コミュニケーションとはお互いが理解することが目的ですので、聞き手も相手が話しやすいように協力したり、相手の話を自分が理解できるように工夫したりする必要があります。

コミュニケーションが苦手でも、相手を理解するということに意識を向けることで徐々に自信がついてくるはずです。

コミュニケーションは一方通行ではありません。

コミュニケーションが得意な人も苦手な人もお互いが思いやることで、心と心に橋が架かり良好なコミュニケーションが可能となるのです。

最終更新日:2019年11月7日