PDCAサイクルとは?具体的な方法と効果的に回すコツを紹介します

「改善すること」、これは生きている限り、永遠につきまとう課題です。

これは仕事に限らず、自分たちの生活の中でも改善したいことは常に生まれてきます。

それでは、「改善」とは、どのように実践していけばうまく回っていくのでしょうか? 

改善を進めるツールとして、様々な手法が提示されておりますが、その一つとして「PDCAサイクル」という考え方があります。

私としては、この考え方が一番シンプルで、実践しやすい改善ツールであると考えております。

この後、「PDCAサイクルとは何か」を詳しく説明し、私の実例を通して、PDCAサイクルの実践の仕方を述べて参ります。皆様が改善活動を実施しようと思いたち「PDCAサイクルを使ってみようか」とする際、ご助力出来るような内容になっていると幸いです。

PDCAサイクルとは?

PDCAサイクルとは、Plan(計画)・Do(実行)・Check(評価)・Action(改善)を繰り返すことによって、品質管理や生産管理などの管理業務を継続的に改善していく手法です。

今は様々な改善手法がうたわれており、PDCAサイクルは古い考えと言われておりますが、改善の基本となる手法として今でも有効に機能していることは間違いありません。

なお、管理業務の改善とされておりますが、普段の我々の生活でも、意識することで十分活用できる考え方です。

どんな活動でも、活動前に立てた目標を達成するために計画を立てて、その計画に沿って実施し、実施した結果を確認するというのが基本的な進め方です。

そして、結果を確認したときに計画段階で立てた目標と結果の間に差異が認めれたら、もう一度今までの行動を振り返り、何がまずかったのかを考え、目標達成に向けて行動を見直すことが大切です。

あるいは、目標達成が難しいと判断したら、目標を見直して計画を設定し直すことも重要です。

Check及びActionが非常に重要なフェーズであることが分かるかと思います。

ここで、「改善」そして「目標」という言葉に対し、少し述べておきたいと思います。

PDCAサイクルとは改善していく手法、つまり改善活動に使用する手法となります。「改善」活動とは、現状よりも良くしていく活動、つまり「問題を解決する」活動です。

それでは、「問題」とは何でしょうか?結論から話をしますと、「問題」とは「理想と現実の差(ギャップ)」です。

よって、問題解決とは、理想と現実の差をなくすことです。ここで挙げた理想こそ、「目標」となります。この流れで分かることは、問題解決、つまり改善をするためには、「問題」を明確にすることが一番最初の重要なポイントとなります。

自分が理想としていることは何か、現実はどうなのかをしっかりと把握することが、PDCAサイクルを回す第一歩です。

現実から目を背けずにしっかりと今を分析し、めざすべき理想(目標)を具体的に立てることこそ、改善していこうとの意欲を掻き立てます。

「問題」を把握するときには、ぜひ、現在の自分はどうか、理想はどうありたいかを目いっぱい書きだして下さい。他の誰かに外から見た自分がどうあるかの客観的な意見をもらうのも良いでしょう。

それが揃ったら、「問題」を解決する活動としてPDCAサイクルのスタートです!

それでは、P・D・C・Aの中身を詳しく見ていきましょう。

Plan【計画する】

Plan(計画)とは、文字通り、計画を立てることです。ただ、漠然と計画を立てるといっても、分かりにくいかと思います。

計画を立てるには、「目標」を立てる必要があります。通常の生活を考えていただくと分かります。

ただ何となく過ごしている毎日であれば、特に計画を立てることもなく流れに任せ過ごしていることでしょう。

しかし、何か具体的に行動したいとの「目標」があれば、どのように1日を行動するか、誰しも計画を立てているかと思います。

旅行するとき、ダイエットするとき、スポーツ大会に参加するときなど、計画を立てずに行き当たりばったりで行動する人はいないはずです。これが、目標達成に向けて「計画」を立てるという段階です。

なお、計画の段階では、後にくるDoで実行する計画だけでなく、CheckとActionで管理するための計画(管理計画)を立てておくことが大切です。

やるだけやって、結果の確認方法や処置改善方法はあとで考えるというのでは、CheckとActionの行動があいまいになり、PDCAサイクルが回らなくなります。

管理計画を立てるためには、目標を具体的に立てておくとよいでしょう。

そのためには、5W1Hで目標を立てておくと、Checkの段階で目標に対するギャップが見やすく、Actionの行動が具体的に起こしやすくなります。

5W1Hとは、Who(だれが)When(いつ)Where(どこで)What(なにを)Why(なぜ)How(どのように)の頭文字をとっており、これを目標設定段階で設定しておくと、計画するステップも具体的になり、Check及びActionも具体的な行動に移せます。この内容は、のちの具体事例でお話したいと思います。

Do【実行する】

Do(実行)とは、Pの段階で立てた計画を実際に行ってみる段階となります。

この段階では、計画で立てたステップを確実に実行して下さい。それでないと、次のCheckの段階で、計画時に立てたステップとの現実のギャップを分析することが出来ずに、最終的に目標達成が可能か、曖昧になってしまいます。

実行段階では、計画時のステップを必ず実行する、このことを中心軸に据えての行動を心がけて下さい。

Check【評価する】

Check(評価)とは、計画に沿って実行出来ていたのかを評価する段階です。計画で立てたステップを実行してみて、その通りに行動出来たかを評価してみます。

この段階で、計画で立てたステップ(活動内容,期間や協力者の存在など)が正しかったのかを見極め、そのまま進めれば理想に近づけそうかを把握することが出来ます。

「よし、このままいけば目標達成できそう!」或いは「今後のステップを見直さないとまずいぞ!」なのか、「このままじゃどうやっても目標に近づけない、達成出来る目標に見直そうか」との検討に入ることが大切です。

このCheckの段階が甘いと、確実に目標を達成出来ません。計画段階で立てた行動ステップ一つ一つに対し、実行の状況を真剣に評価して下さい。

また、Checkの段階ではもう一つ大切なやるべきことがあります。

実行途中の評価もそうですが、Planで設定した期間で、目標を達成出来たかどうかの評価になります。その評価結果をもって、次の新しい改善活動に踏み込めます。ぜひ、活動を完了した時の評価もしっかりと行って下さい。

Action【改善する】

Action(改善)のステップでは、Checkステップで分析した事項に対し、どのような活動を進めることで目標達成出来るかを見直します。

計画段階で立てたすべてのステップに対しては全て見直しを行って下さい。

現状のステップが遅れているのでその活動は見直したとしても、それ以降のステップを見直していなければ、ずれの生じたままでの活動ステップのため、うまくいかず、次第に嫌になってきて、行動をやめてしまうことになりかねません。

少し面倒くさいかもしれませんが、すべての活動ステップを見直すことを意識して下さい。

計画通り、ステップが進んでいる場合

そのまま強い意志をもって、その後のステップも計画通り進めましょう。

計画通り進んでおらず、活動ステップを見直さないと目標達成しそうにない場合

挽回しようとして無理な活動ステップを組んでしまうと、いつかは破綻してしまいます。

自分の出来る範囲で、ちょっとした負荷をかけるだけで進められる活動ステップをしっかりと考えて下さい。

もし、かなりの負荷をかけないと達成しそうにない場合には、次のことも念頭に置いて下さい。

計画通りに進んでおらず、活動ステップを見直しても到底目標を達成しそうにない場合

思い切って、目標を達成出来るものに見直すことが大切です。ここで諦めてはいけません。目標を下げてでも達成することが重要です。

目標を達成する成功体験が次々と改善したい気持ちを生み出します。目標を見直すことは悪いことではありません。

ぜひ、しっかりと分析し、達成可能な目標設定を心がけ、見直した目標に対し再度ステップを見直して下さい。

なお、このAction(改善)のステップは、さらに重要なポイントがあります。

活動ステップ途中での見直しも重要ですが、活動予定として設定期間で目標達成できたかどうかの評価結果をもって、次の改善に向けての課題をしっかりと整理することが大切です。

目標達成出来た場合には、どのような行動が自分自身として良かったのかを評価しそれを自信に変え、新たな改善に向けての励みとして下さい。

目標未達成の場合には、どのステップの、どの行動がまずかったのかを分析し、その反省点を次の改善に活かすことで、改善活動のスキルアップを目指して下さい。

Actionは、次の行動や活動に向けての重要なステップです。ここを怠らないように、強い意志でActionを行って下さい。

PDCAサイクルの具体的な事例紹介

ここまで、PDCAサイクルの中身を述べてきましたが、「う~ん、何となくは分かる気がするが、どう実践したら良いかが分からんな~」とのご意見が聞こえてきそうです。

それでは、ここから、普段の生活の中での改善事例と、仕事上での改善事例をもとに、具体的なPDCAサイクルの回し方を見てみましょう。

ダイエット活動

メタボリック症候群との言葉が頻繁に出てくるようになり、健康診断でもあなたはメタボなので改善して下さいと保健師の方から指導されることが増えてきたのではないかと思います。(常に痩せ体型を維持出来る方もいらっしゃると思いますがご了承下さいませ。)

そういう私も、健康診断で引っ掛かり、メタボ改善指導がありました。そうなるとダイエットによる改善が必要です。私の事案になり恐縮ですが、PDCAサイクルを回す改善活動を意識し行動してみましたので、それをもとにお話しさせていただきます。

ダイエット活動Plan(計画ステップ)

先ほど、目標を立てることが大切だと話をしました。

そのためには「問題」である理想と現実を知り、その差を知ることが大事とも話をしました。

私の問題は、現実○○kgで、身長から判断する理想体重は××kg(具体的数値は恥ずかしいので隠します)で、8㎏の差、これが「問題」となります。

う~ん、大きな差・・。健康のことを考えると、早期に理想体重に近づける必要があるが、無理をすると絶対にあきらめてしまう、よって、無理のないPlanを検討することにしました。

先ほど、目標設定するのに、5W1Hで検討するのが良いとも述べました。私も目標設定に向けて5W1Hを意識し設定しました。

  • Who(誰が)・・・ もちろん自分(しかし、途中で挫折する可能性があるので息子に付き合ってもらうことも検討。そして、叱咤激励を妻と娘に行ってもらう。)
  • When(いつ)・・・ 6か月間で実行する
  • Where(どこで)・・・ 自宅で
  • What(何を)・・・ 食事改善と軽運動実施
  • Why(なぜ)・・・ 最終目標は1年後の検診で理想体重に近づけるが、半年間の改善で達成出来るかを見極めるため
  • How(どのように)

①食事改善・・・生野菜を夕食時に確実に食べるようにし、野菜で満腹感を満たすようにする(何かのTV番組で見てこれなら自分でも出来そうだと思っていた)

②軽運動実施・・・平日毎日、朝1時間の早歩きウォーキングを行う。週末は朝2時間の早歩きウォーキングを行う。このウォーキングへ中学生の息子に付き合ってもらう

この活動により、期限完了時に理想の半分の4㎏減を目指すを目標とし、活動開始としました。

ダイエット活動Do(実行ステップ)

強い意志をもって?、活動を開始しました。

①の食事改善については、家計負担を与えないように、自分のお小遣いで、スーパーで販売されている、袋入りのキャベツベースで数種類の野菜が入った98円(消費税ナシ)を購入し、毎晩食しました。

ひと月でも3000円弱の出費であり、無理なく続けられました。今日はビール飲みすぎて野菜食べるのやめておこうかなと思うと、妻と娘の「やっぱり続かんやん。。」という叱咤激励が、継続のために意外と大きな効果でした。

②のウォーキング実行はなかなか大変でした。息子の速度に付いていくのがやっとで、夏場は汗だく、雨の日はびしょ濡れ、特に今年は大雨が多く、実行出来ない日も多々発生し・・。何よりも、平日実施するウォーキングは、仕事の能率にも影響が出てしまいました。

ダイエット活動Check(評価ステップ)

体重は日々モニタリングしており、2か月後には2.5㎏減でした。なかなかいけているかもしれない。

①の食事改善は破綻することなく実行することが出来たので、そのまま継続としました。

②はこのままでは続かないことが分かったので、週末のみに2時間のウォーキングのみで様子を見ていくこととしました。

ダイエット活動Action(改善ステップ)

①は6か月間継続し、②は見直した活動ステップで実施した結果、活動目標とした6か月後には5㎏減と嬉しい目標達成となりました。

①の食事改善では、野菜を多く食すことで食事の時に余計な脂肪がつかないことと、お通じが非常によくなり余分なものがそぎ落とされたと見ております。

②の軽運動では、当初の計画段階よりも脂肪を燃焼させる機会が減ったものの、目標達成に向けては週末のウォーキングで良かったようです。しかし、開始からの2か月で2.5㎏減で、残りの4か月で同じ2.5㎏減であったことから、今のやり方では残り半年で4㎏減は難しい可能性が高いです。

よって、次のダイエット活動Planに着手しております。現状の活動は当然維持することとします。

なお、夕食時には食事改善を行っておりましたが、平日の昼食は社員食堂での食事なので、まだ何事にも着手しておりません。

今後は、昼食時にもカロリー制限を強い意志でかける必要があると考えています。ウォーキングは、週末に実施する距離を伸ばし、さらなる脂肪燃焼を目指します。

これが自分自身で実践しているPDCAサイクル活動となりますが、参考になりますでしょうか?

これ以外にも、前回の旅行では実行計画通りに進まずに目的を果たせなかった、家族旅行の再計画や、家庭内菜園で無事に野菜達が育つための活動もPDCAサイクルで実践しております。

5S改善活動

仕事上では、様々な改善活動をPDCAサイクルで実践しておりますが、分かりやすい事例として、5S改善活動を事例に挙げたいと思います。

ちなみに、5Sとは、整理,整頓,清掃,清潔,躾の頭文字をとった用語です。

5Sの改善なんて簡単に出来ることじゃないかと思われるかもしれませんが、会社を監査されるお客様の目も厳しくなり、自分たちでは出来ていると思っても、監査の時には問題として指摘に挙がってしまうことが続き、どのような状態が5Sの理想なのか、品質保証を担当していた立場としては大きな悩みでした。

そこで、思い切って、監査指摘のあったお客様を訪問し、どのような5S状態が理想なのかを問うたところ、幸いにもお客様の会社内を見せていただきました。

本当に当社と管理状態が全然違う、これなら指摘されても当然だとの思いに至りました。

この貴重な経験で理想状態を認識したので、目標を持つことが出来ました。

そのことを上長に報告し、早速、5S改善に向けてのプロジェクト活動を行う指示が下ったので、PDCAサイクルをもとに改善活動を行いました。その事例を以下に示すことにします。

5S改善活動Plan(計画ステップ)

理想状態は拝見させていただいた会社から情報を得たので、それを目標としました。そして、プロジェクトメンバーを招集し、目標を共有しました。共有したのは、当然ですが、5W1Hで考えた目標設定です。

  • Who(誰が)・・・ 実行のプロジェクトリーダーは私。そして、各部署のリーダー。定期的にチェックしてもらうのは、課長以上とした。
  • When(いつ)・・・ 再監査実施が1年後となっていたので、10か月で実施。
  • Where(どこで)・・・ 各部署で同時に活動実施
  • What(何を)・・・ 目で見てきた理想状態と現実の差をリーダーに伝え、洗い出された問題箇所を実施
  • Why(なぜ)・・・ 顧客が見ても、理想の5S状態にあり、安心して発注いただけるために行う
  • How(どのように)・・・ 活動ステップは複数あるのでここでは割愛しますが、特に、以下の活動に力点を置き、活動ステップを細かく設定。

「不要なものを廃棄する」整理活動

「必要なものの保管場所を決めて維持するために目で見る表示を行う」整頓活動

「整理整頓を維持するために部署メンバーに教育を行う」躾活動             

この活動を順に実行することで理想状態に近づけることを目標としました。

5S改善活動Do(実行ステップ)

これは企業での活動であり、幾人もの、知識も経験も認識も異なるメンバーで実施するので、先に述べたダイエットのように一人で行う改善活動とは異なり、一筋縄ではいきません。

定期的な報告会で改善状態の画像を交えて共有し、良く出来ている部署をモデルにしてさらに活動を促進する動きをとりました。

とにかく、改善活動を維持していくための、メンバー皆のモチベーションを保つのには苦労しました。

5S改善活動Check(評価ステップ)

私は、プロジェクトリーダーとして、Plan通り進んでいるか、遅れているならどのような問題があるのか、定例会で確認するとともに、抜き打ちで部署にいき、仕上がり状態をチェックしました。

しかし、それでは私の視点からの見方だけなので、部署間でクロスチェックを行ってもらい、そして2か月毎に課長以上にチェックしてもらう、3段階での評価を行うようにしました。

なお、評価の時にお願いしたのは、悪い箇所の指摘だけでなく、良い箇所も1か所以上は挙げてもらうことでした。

悪い箇所を指摘されるばかりでは、改善実施しているメンバーのやる気は低下します。モチベーション維持のためにも、良い箇所を褒めてもらうようにしておりました。

5S改善活動Action(改善ステップ)

当然ですが、部署間でのレベル差も発生し、指摘を受ける部署は何度も出てきましたが、メンバーが根気強くPlanステップを続けてくれた結果、目標としていた状態に持っていくことが出来ました。

その理想状態を画像に撮り、それを標準として見える箇所に張り出すことで維持管理に努めるようにしました。

また、理想状態を画像と現物で説明しながら、躾である教育をもって、部署担当者に周知し、プロジェクト活動を終えました。再監査の結果では、5S改善が間違いなく実践されたとのことで、グッドポイントをいただくことが出来ました。

しかし、これで終わりではなく、維持管理しながら、さらに良くしていくために改善を継続することが大切です。

現在も、5S推進活動を部署リーダーが持ち回り担当して、5Sの理想状態維持に努めております。

PDCAサイクルを効果的に回すコツとは?

上記に、2つの事例を挙げました。その中で、私が何度も述べたポイントがありますが、それがPDCAサイクルを効果的に回すための重要ポイントとなります。それは以下の通りです。

理想を見据えた目標設定を行うこと。

目標設定しなければ、改善は出来ません。まずは、理想とする状態を正確に把握することを心がけて下さい。

問題を正確に知ること。

「問題」は理想と現実の差と述べました。その差を知ることで、改善すべきポイントが見えてきます。理想とする状態と、現実状態を紙などに書き出し、その差を埋めるために何をすべきか、これが改善の第一歩となることを認識して下さい。

目標設定には、5W1Hのツールを使うと整理しやすい。

5W1Hで目標を考えていくと、Plan段階で活動ステップをイメージしやすくなります。

企業の改善活動では、改善をともにするメンバーと目標を共有するには有効なツールです。

目標を決める段階では、ぜひ5W1Hで考えてみることを実践してみて下さい。

目標達成期限は明確に設定すること。

目標を達成したい期限を確実に設定して下さい。明確な目標期限がないものは、間違いなく目標達成出来ません。

期限があるからこそ、その期限に向けてモチベーションを保てます。

なお、自分を追い込む厳しい期限設定ではなく、守れるだろう期限に設定することを心がけてください。

目標達成に向けてのPlanを立てるときには、Check,Action時に行う管理方法も検討しておくこと。

活動をひたすら進めるだけ進め、結果の確認方法や改善方法はあとで考えるというのでは、CheckやAction行動があいまいになり、PDCAサイクルが回らない状態に陥ります。

Plan段階で、管理方法も決めておくことがPDCAを効果的に回す重要ポイントであることを意識して下さい。

Doの実行段階では、Planで決めた活動ステップに沿って実行すること。

Plan段階で決定した活動ステップは、途中で変えることなく確実に実行して下さい。

実行内容を途中の思いつきで変えてしまうと、Checkの段階で目標達成に向けての分析が出来ず、PDCAサイクルが破綻する結果となります。

「Planの活動ステップに従って行動すること」、これを強い意志として行動して下さい。

Check段階で目標未達成となる見込みの場合には、Planステップを見直し、目標達成を目指すこと。しかし、どう考えても達成不可能と判断したら、目標の再設定を行い、Plan見直しを行うこと。

せっかく、理想とする状態を目標値として設定したので、何とか目標を達成するとの強い意志をもって、未達成見込みが見えた時点で急ぎPlanの活動ステップを見直して下さい。

それでも、分析の結果、達成が不可能な場合も出てきます。その時は思い切って目標を見直して達成出来そうな基準設定としPlan見直しを早急に行って下さい。

目標達成する成功体験が、次の改善意欲を促進します。

ぜひとも、目標を達成することに力点を置き、PDCAサイクルを回して下さい。

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まとめ

改善活動のツールとして、PDCAサイクル活動について述べてきました。

PDCAサイクルという言葉だけとらえると、難しいし自分たちの生活には縁遠く、関係ないと思われがちですが、実は無意識に行っていることが多いのです。

これからは、今まで述べてきた、Plan,Do,Check,Actionで実施する活動を意識レベルに上げ、PDCAサイクルとして繋げることで、多くの改善を行っていけるはずです。

たくさんの改善成功事例は、その人を強くし、自信を強固にしていきます。

これから、生活面でも地球環境面でも生きにくい時代に突入しそうです。

そうなると、問題に直面する機会が確実に増えてきます。

発生した問題に対し常に改善に向き合わなければならず、その都度、強く生き抜いていけるよう、今日この時からPDCAサイクル活動で多くの改善実践を積んでいって下さい。

これからの未来を担う、子供たちのためにも・・。

最終更新日:2019年12月6日