プレゼンのコツが知りたい!仕事に効果的に活かせる学び方や方法を紹介します

働いていると、プレゼンする機会は意外と多くありませんか?

例えば、営業職。お客様の会社に訪問しての営業活動はすべてプレゼンそのものと言えます。

商品サービスを新規採用して頂いたり、継続利用して頂いたりするためには、お客様との会話が重要です。

ただ単に雑談するだけでは仕事の成果はでません。自社の商品・サービスや自分自身を売り込むプレゼンが成功することで、仕事の結果がでるのです。

あるいは、営業職ではない私には、プレゼンなんて関係ないと思っていませんか?実はプレゼンのコツを知ることで、仕事に効果的に活かせる場面が数多くあるのです。

プレゼンのコツをつかめば、上司への提案や他部署との折衝がうまくいく確率が上がり、仕事に役立ちます。そしてプレゼンのコツは一度習得すると、一生使えるスキルとなるのです。

結果が出るプレゼンのコツとは?

「プレゼン」とは何なのでしょうか。プレゼンとは、人前に立ってお客様へ自社の商品・サービスを宣伝するだけの「売り込み営業・説明」ではありません。

お客様が悩んでいる課題の「解決策」を分かりやすく伝え、そこに価値を見出してもらう場なのです。

それでは、結果がでるプレゼンのコツについて、解説していきます。

聞き手が理解しやすいプレゼンをする

聞き手が理解しやすいプレゼンとは、聞き手のレベルにあわせたプレゼンといえます。

聞き手のレベルを知る

あなたがプレゼンをする相手は、誰でしょうか?上司や他部署の人など同じ会社で働いているのであれば、商品知識や業界の現状に対して共通した認識を持っているはずです。

一方、社外の人であれば、認識のずれや知識量に大きな違いがあります。事前のヒアリングで聞き手のレベルを知り、理解しやすい言葉選びや補足説明が大切です。ヒアリングの量で、プレゼンが成功するかどうかが決まります。

聞き手のタイプを知る

人はそれぞれ、考え方が違います。異なるタイプの人でも理解しやすく、商品やサービスを採用したくなるようにプレゼンを組み立てる必要があります。

つまり両方のタイプに対して刺さる言葉を使い、スライドを用意しましょう。

「メリットを重視するタイプか、デメリットを避けたいタイプか」

  • 商品・サービスを導入すれば、より良くなる明るい未来がくることを語る。
  • 現在の困っている課題が解決できることを伝える。

「保守派か、目新しいアイデアを好むタイプか」

  • 既存のものが改良されている上位互換の商品・サービスと説明。
  • 他社とは違う画期的な点を伝える。

「ビジュアル派か、文字派か」

  • 表やグラフでひと目で分かるスライドを入れる。
  • 口頭だけでは理解しにくいタイプのために、スライドにもキーワードを入れる。

ゴールから示す

お客様は課題を解決したいと思って積極的に参加している人や、さほど興味はないが断りきれずプレゼンに同席している消極的な人が混在しています。

解決策を最初にはっきりと示すことで、その後の解説や根拠を聞く気にさせることができます。

「なるほど。この商品を導入すれば課題が解決できる」と始めの段階で思わすことができれば、プレゼンは成功したも同然です。

理解しやすい内容にする

商品・サービスの特徴だけを説明しても、イメージはわきません。

導入したら具体的にどういうことが起こり、より良い状況となるのかを伝えます。具体例を入れて、ストーリー仕立てにするとプレゼン内容への理解が深まります。

スライド作成方法のコツ

ここでは、スライドの作成方法のコツをご紹介していきたいと思います。

構成のコツ

プレゼンの持ち時間を確認してから、構成内容を作成します。結論から入り、根拠を後からつけていきましょう。

見やすいスライドを作る

スライドには書き込みすぎないようにしましょう。話す内容の三分の一程度をスライドにするのが目安となります。

話す内容をすべてスライドに記入していると、ただ単にスライドに書いてある文言を読み上げているだけのプレゼンとなります。

そうすると聞き手はあなたの声を聞く必要はなく、資料を確認するだけの場となってしまいます。

表やグラフは必ずいれる

表やグラフを見ると、口頭では理解しづらい箇所が分かりやすくなります。

表の細かな説明は口頭で行うと、プレゼンターはすべてを理解したうえで説明をしていることが伝わります。

フォントは大きくする

字が小さいと文字を読み取るところに気をとられますので、聞き手の集中力が落ちてしまいます。

配慮がないとの印象も受けます。実際にプレゼンをする部屋を事前に見せていただき、後方に座っても文字がストレスなく読める大きさにできれば、万全です。

スライド内容がわかりやすいものにする

プレゼンをする人と、聞き手の情報量・知識量は大きく違います。知識がない人にでもわかるように補足説明を適切に入れることが重要です。

「今日のテーマは3つです」と最初に言えば、聞き手は心の準備ができ、聞くストレスが減り、プレゼン内容を理解することに集中しやすくなります。

抽象的な説明だけでは、聞き手の理解度に差がでます。説明にふさわしい具体例をいれることで、内容がわかりやすくなります。

また、数字を入れて具体的に表現しましょう。「大きく効果があがる」→「売上が40%アップ」とすることで、伝わりやすくなります。

ダメなプレゼンの特徴

見た目がいまいちで、自信がなさそう

聞き手は、仕事ができる人とお付き合いしていきたい、有益な話が聞きたいと考えています。ですので、下記にあてはまらないように注意しましょう。

  • 見た目がイマイチ、ださい、しょぼい
  • 「え〜と」などが多く、自信がなさそうな態度
  • 謙遜しすぎて、卑屈になる

準備不足

ストーリーを組み立てていない場合、話がいったりきたりして、結局何が言いたいのかよくわからないことになります。

また、質問を事前に想定していないので、プレゼン中に答えを考え出すことで、頼りなくみえます。

時間オーバー

5分の持ち時間なのに10分かかれば、聞き手はうんざりします。事前にリハをして、与えられた時間内で終わるようにしましょう。

時間がオーバーすれば、どれほどプレゼン内容がよくても内容は印象に残らず、ルールを破った印象だけが残ります。

プレゼンがうまくなるにはどうしたらいい?

プレゼン能力は誰でも必ず伸ばすことができます。プレゼンがうまくなるには、プレゼンのコツは理解したうえで、練習を積み重ねることが大切です。

事前の準備をすればするほど、良いものができますので、手を抜いてはいけません。

うまくなりたい気持ちを持った上で改善していけばプレゼンスキルはあがり、プレゼンが得意だと胸を張って言えるようになるでしょう。

本番同様の練習をする

人前で話すと緊張する人は多いでしょう。スライド作成、挨拶、締めの言葉をすべて準備できたら、本番に備えてリハーサルを重ねましょう。

練習することでさらにプレゼンの質を上げていくことができます。

質問を洗い出すことで対応力アップ

上司や先輩、後輩に「社外の人」になりきってもらい、質問や指摘をどんどんしてもらいましょう。次のようなことに気をつけると良いでしょう。

  • 社内でしか通用しない言葉を使っていないか。(商品名や略称)
  • 使っている場合は、その言葉の補足説明を入れる。(聞き手のレベルにあわせる)
  • でた質問や指摘に対する答えを用意する。
  • 予想外の質問がでても、あわてることなく対応できる。
  • 質疑応答にスラスラと答える様子から、臨機応変で有能な人・知識が豊富で信頼できる担当者だと思われるようにする。

話す文章の原稿を完璧に準備する

話す文章をしっかりと準備すれば、プレゼンのスキルは一気に上がります。特に最初の挨拶とまとめは、プレゼンの印象を大きく左右しますので、非常に重要です。

挨拶・はじめ方

プレゼンが始まる瞬間、同席している人達の視線があなたに集まります。緊張のあまり、挨拶がしどろもどろになってしまうことがあるかもしれません。緊張していてもスラスラと言えるくらい、挨拶とはじめ方の練習をしましょう。

  • つかみの挨拶を数パターン用意しておく。相手の会社のこと、天気のこと、時事ネタなど。但し時間によっては省く。
  • 自社の強みを端的にアピールする。
  • スラスラと暗唱できるまで、叩き込む。

まとめ方

プレゼンが終わって締めの言葉を言う瞬間も重要です。まとめ方が不完全だったり、グダグダになってしまうと、プレゼンの印象も悪くなってしまいます。

  • 最後に、プレゼンのポイントをもう一度伝える。聞き手の頭の中を整理してあげることで、プレゼンへの理解が深まります。
  • スラスラと暗唱できるまで、練習する。
  • 時間オーバーの場合は、途中で切り上げて、まとめの言葉に移る。その際には必ずプレゼンのポイントは盛り込む。

聞き手のメリット・デメリットを伝える

メリットだけではなく、デメリットも盛り込みましょう。人は売り込まれたり、だまされたりすることが嫌いです。メリットとデメリットを知った上で、決断したいと考えています。

  • メリットがある。
  • 問題点が解消される。
  • デメリットも知ることで、だまされていないと感じる。
  • 心が動かされた時に、納得する。

つまり、「得になる」「困った現状から逃げられる」にはこの商品・サービスが必要だと感じ、デメリットとメリットを天秤にかけ納得した時に、商品・サービスを購入しようと行動するのです。

分かりやすい文章

聞き手は、知識や情報量が少ないため、プレゼンを聞いている間は頭をフル稼働している状態です。少しでも負担を減らすために、文章は分かりやすく明快にする必要があります。

接続詞を入れながら文章をつないでいくのではなく、言い切ると聞き手は意味を把握しやすくなるので、一文一文は短くしましょう。

また、結論→根拠 の順番にする。最初に結論がわかるので、分かりやすくなります。

へりくだる言葉や上から目線の言葉は入れない

上から目線の言葉は、反発を招きますので、入れないようにしましょう。

また、相手を持ち上げようと必要以上にへりくだる言葉は、ビジネスパートナーとして対等に見てもらえなくなりますので、さけるようにしましょう。

話し方のコツとは?

話し方は、すぐに上達する人とそうでない人の差が大きいスキルです。

しかし、意識することで苦手な人でも普通レベルになれますので、練習する価値はあります。

リハーサルをして、言葉遣いや目線、態度など自分では気づきにくいところを指摘してもらい、改善しましょう。

ゆっくり話す

あなたにとってはよく知ってる内容かもしれませんが、聞き手にとっては、初めて聞く内容です。

理解をしながら話を聞いている状態ですので、理解していただけるように話すスピードを遅くしましょう。

適度な間をとる

間がないと、文章の切れ目がわからなくなり、話の内容を理解するのに時間がかかります。聞き手の集中力も落ちていきます。

聞き手は、聞いているうちに集中力が切れてきます。重要なことを伝えたい時は、わざと間を入れます。

沈黙が起きた時、聞き手は「あれ?」と顔をあげますので、そのタイミングで一番伝えたいセリフを言うと、効果抜群です。

一番伝えたいメッセージは、短く言い切る

印象に残ります。取り入れやすいテクニックですので、実践しましょう。

イメージトレーニングをする

気持ちは声ににじみでてきます。プレゼンの場を自分のテリトリーのように包み込むイメージを持って話しましょう。

聞き手が味方に思えますので、場の雰囲気が良くなります。

聞き取りやすい声で話す

持って生まれた性質ですが、プレゼンの場では聞き取りやすい声が有利です。

聞き取りにくい声の場合、内容を理解してもらう前に何を話しているのかに聞き手の集中力が使われてしまいます。

滑舌が悪く直すのが難しい場合は、「ゆっくり話す」「文章を短くわかりやすくする」「伝えたい重要なメッセージはスライドにいれる」ことに力を入れてください。

目線、表情、ジェスチャーに注意する

自分では分かりづらいポイントですので、リハーサルで指摘してもらいましょう。

目線のコツ

遠くの左側、右側、一番手前の人に5秒以上視線をおきましょう。

丁寧に視線を送った範囲内がテリトリー内です。もし前方の人だけ話しかけていれば、後方の人は疎外感を味わうでしょう。

味方を探す

あなたのプレゼンを聞きながら、うなずいてくれる人がいるはずです。実際に人前で話す経験があれば理解できるかと思いますが、うなずいてくれる人は味方です。自信をもって話せるようになります。

ジェスチャーのコツ

聞き手は、時には集中力が切れて眠くなるものです。注意をひきつけるために、適度にジェスチャーを取り入れましょう。

重要なポイントを手で指し示したり、立ち位置を左右に変えたりすることで、変化を出すことができます。

外見の印象を大切に

プレゼンの場にふさわしい「仕事ができそう」と思われる見た目を演出しましょう。相手目線から「どう見えるか」を考えた服装選びが大切です。

相手の業種にあわせた服装を選びます。保守的な会社であれば、きちんとしたスーツで隙なく装います。ダークグレーやネイビーなどのスーツが無難です。

カジュアルな会社に目新しい企画をプレゼンするのであれば、こだわったジャケットとパンツの組み合わせなども良いかもしれません。相手企業の風土がわからないのであれば、無難にダーク系のスーツにしましょう。

プレゼンの場では、前からだけではなく横からも見られますし、後ろ姿も見られてしまいます。全方位からどう見えるかチェックを怠らないようにしましょう。

アメリカ大統領選挙では、色の持つパワーを利用していることが知られています。情熱を語る時は赤のネクタイ、信頼性を高めたい時には青のネクタイをして、印象を操作できます。女性の場合は、ネックプレートの紐や手持ちのファイルを青や赤にすることで印象づけることができます。

自信があるように見せる

自信を持ちましょうといわれて、自信をもてるようになりますか?実は「自信があるように見える」コツがあります。

笑顔を保つ

口角をキュッとあげ、少し目を細めると、他人からは笑顔に見えます。緊張をほぐすのにも効果的です。

準備を万全にしておく

準備を万全にしたうえで「私は最善を尽くした」と自分に言い聞かせることで、落ち着きがでます。

「絶対に仕事をとるぞ!」という意気込みの場合、相手次第なのでコントロールできず、不安感から緊張につながり、自信喪失につながりかねません。

自分でコントロールできる範囲内を万全にすることが自信につながります。

プレゼンの効果的な学び方とは?

プレゼンがうまくなるには、「事前の準備で対応できるプレゼンの構成やスライド作成のスキル」と「当日のパフォーマンスであるプレゼン」の2種類を学ぶ必要があります。

では、プレゼンの効果的な学び方に役立つ方法を紹介します。

身近な人のプレゼンを観察する

社内にいるプレゼンが上手な上司や先輩、同僚、後輩のプレゼンをじっくり観察し、分析すること。プレゼンを手っ取り早く、効果的に学べる方法です。

良いところは素直に真似をし、取り入れることが大切です。見るべきポイントは下記の通り。

普段との違いに気づき、なぜ、そうしているのかまで考えることで、プレゼンが上手な人の考え方を自分のものにできます。

  • 見た目、服装
  • 間のとり方、目線のやり方、ジェスチャー、話す雰囲気
  • 最初の言葉、締めの言葉
  • スライドの枚数、フォント、構成

同じ会社の人が練り上げた言葉やスライドや構成は、プレゼン勝率アップの鍵となります。

また、社内のプレゼン上手な人に、ぜひ、自分のプレゼンを見てもらい、フィードバックをもらいましょう。

受けた指摘をすべて改善すれば、あなたのプレゼンスキルは飛躍的にのびます。

セミナーに参加する

プレゼン講座やセミナー講師養成講座に参加すると、人前で話すことが得意になります。参加のメリットを下記に紹介します。

  • 本を読むだけではわかりづらいポイントがわかる。
  • プロのセミナーを見ることで、本当にプレゼンがうまい人がどういう話し方をするのか、どういう構成で話すのかを目の当たりにできる。
  • 講師だけではなく、講座に参加している人達のプレゼンを見ることができる。
  • 自分のプレゼンの良いところ、悪いところを指摘してもらえる。
  • 他人のプレゼンを見ることで、新たな気付きを得られる。

講師からのフィードバックだけではなく、講座参加者からの意見を取り入れることで、話し方のスキルは向上します。プレゼンができないのに口出ししてくる上司や先輩の意見より、プロやしがらみのない人のアドバイスは役に立ちます。

また、他の業界の人のプレゼンがヒントになり、営業トークに変化がでます。また、他人がプレゼンをして指導をいれられているところを見ることで、気づきを得ることができます。

講座を選ぶ際は、フィードバックをもらえる講座かどうかをチェックしましょう。できれば10人程度の少人数制で、単発ではなく数回の開催セミナーで毎回全員が前にでて話す機会がある講座がおすすめです。

プレゼンセミナーを探すにはこちらから >

ネットで動画を見る

プレゼンが初めての場合や、さらにうまくなりたいと考えているのなら、ネットで動画を見るのもおすすめです。

youtubeには、プレゼンテクニックの解説動画や、セミナーを録画した動画が数多くアップされています。

動画を見る際のポイント

  • 声の抑揚のつけ方
  • 目線のやり方
  • 間のとり方
  • ジェスチャー
  • 挨拶、はじめ方、最後の締め方

本を読むだけでは分かりづらいところを重点的にチェックしましょう。プロのセミナー講師の動画を見れば、人前でどう話せばよいのかを一目で理解できます。

身近なプレゼン上手な人でも、声の抑揚まで練習している人はほとんどいません。つまりここまで徹底すると、プレゼン上手な人になれます。

聴衆を惹き付けるテクニックは、大会場でのセミナー動画が参考になります。

実際のプレゼンの場では、おおげさすぎるジェスチャーや声の抑揚は、熱い想いを表現するのに最適なテクニックです。

プレゼンで一番重要なセリフを言う場面で間を取り、声の抑揚をつけることで、あなたのプレゼンは1ランク上のレベルになります。

おすすめyoutube動画

  • オリエンタルラジオ 中田敦彦

プレゼンに関する動画も数本あります。リサーチしたうえでオリジナルの見解を加え、初心者にも分かりやすく様々なテーマで動画をアップしています。人を惹き付ける話し方、重要なところを話す時の、間のとり方などが、非常に参考になります。

  • 鴨頭嘉人(かもがしら よしひと)

チャンネル登録者数90万人の講演家です。話し方、スピーチ力、プレゼン力についての動画だけでも500本以上アップされています。熱い語り口調が特徴ですので好き嫌いがあるかもしれませんが、テクニックの解説は素晴らしいので、ぜひご覧ください。

  • 勝間和代

動画を数多く見る時間がとれない時や、初めてのプレゼンでやらないといけないことが多くてパニックになりそうであれば、勝間氏のプレゼン解説動画がおすすめです。プレゼン内容を聞き手に伝わりやすくする方法が分かります。この動画のテクニックを取り入れれば、プレゼンは成功します。

学んだことを、仕事のどんな場面で活かせる?

プレゼン力とは、論理的に話を組み立てて、なおかつ相手の感情を動かす力ですので、仕事で大変役に立つ力です。

具体的には、以下の内容になります。

  • 相手の課題を見つけ出す観察力、洞察力
  • 課題に対しての解決策を見出す力
  • 相手のメリットを言語化する力
  • 相手に理解してもらえるよう、分かりやすく伝える力
  • 相手の心を動かす力

プレゼン力が身につくと、普段の会話が論理的になります。

論理的な話し方とは、結論から入り、理由や根拠を話していく流れですので、相手が理解しやすくなります。

理解してもらえれば、行動してもらえる確率も上昇。それでは、実際にどういうシーンで活用できるでしょうか。

新規開拓営業

新規開拓営業の仕事は、日々、プレゼンをしているようなものです。こちらのことを知らないお客様に対して、自己紹介・会社紹介・商品紹介をして、商品・サービスを購入してもらうことが仕事です。

契約できたとしても強引な売り込みでは、相手は押し売りをされた気分になり、不満が残ります。

ところが、相手の課題を探って、解決するには弊社の商品が最適だという話の流れにもっていけると状況は変わります。

悩みを解決してくれたとお客様は感じ、感謝してくれます。課題解決型の営業だと新規契約率は高まります。

ルート営業

ルート営業は、新規開拓営業と比べるとプレゼン力が問われる場面は少ないかもしれません。

ですが、ただ単にいつもの商品をお届けするだけでなく、さりげなく商品の良さや売上アップにつながる方法を伝えるとどうなるでしょうか。

継続して商品を注文していただけますし、お客様の売上げアップにも貢献できます。

また、新商品がでたときは、プレゼン能力をフルに発揮できます。プレゼン力は相手のことを第一に考えるスキルです。

相手に時間があるのかないのかも見極めて、お客様がこの新商品を購入することでどんなメリットがあるのか、購入するべき理由などを端的に伝えることできます。そうなれば営業成績は必ず上がります。

上司への報告力がアップする

社外だけではなく、上司への報告の場面でもプレゼン能力は活かせます。上司が求める結果を考えることは、上司の課題を解決することになります。

仕事の進捗報告は、結果を最初に伝え、その経緯の説明をすることで上司が状況を把握しやすくなります。

報連相が端的になることで、上司の負担は減り、意思決定が早まります。また、論理的に説明をする力と、相手の感情を動かすプレゼン力を発揮することで、提案なども通りやすくなります。

人間関係の相談をした際も、プレゼン形式でどんな問題が起きているのか、論理的に伝えましょう。

そうすれば、単なる愚痴だと思われませんので、対応してもらえる確率が上がります。

他部署との折衝

他部署でも普段からコミュニケーションがとれているのであれば、上司への報告と同様です。

その部署の課題を理解したうえで、こちらの意向を伝えることが大切です。

フロアが違う、建物が違う、他支社などコミュニケーションがあまりとれていない状況であれば、お客様相手と同様に準備をしましょう。

立場が違えば、同じ会社内とはいえ、前提となる考え方が異なる場合があります。丁寧に相手のことをヒアリングし、理解したうえで提案していきましょう。

転職活動

転職活動は、自分という商品を売り込みますので、まさしくプレゼンといえます。

目の前の応募企業はどんな課題があり、どんな人を採用したいのか、その人を採用することでどのような効果を生み出したいのかを考えましょう。

そしてその企業にとって自分がふさわしい人物であり、企業が望むスキルを有しているのかを分かりやすく伝えましょう。それができれば、必ず採用されるでしょう。

プレゼンでのトラブル対処の備え方

しっかりと事前に準備をしてプレゼンに臨んだとしても、思いがけないトラブルは起こります。

トラブル対処法を頭の片隅においておけば、いざという時に落ち着いて対処できます。

機材のトラブルに備える

パワポが映らない

パソコンとプロジェクターの相性があり、映らないトラブルもよくあります。パソコンを借りる可能性を考えて、USBも準備しておきましょう。

配布資料だけでなく、発表スライドはすべて紙に印刷して持参しておきましょう。機材が全く使えない状況でも、その印刷物をみて、プレゼンを実行するしかありません。

レイアウトが崩れた場合

資料を作成したパソコンと別のパソコンでファイルを開いた時にレイアウトの崩れが発生します。これは余白が少ないことが原因です。

パワーポイントやキーノートでスライド作成する時は、余白を多めにするよう心がけてください。

崩れがあまりにひどい時は、パワーポイントを使用するのをあきらめて、pdfを表示しましょう。

念のため、pdf化したプレゼンデータも持参しておくと安心です。

時間をオーバーしないように気を付ける

貴重な時間を割いて、あなたのプレゼンを聞いているということを忘れてはいけません。

前後に会議がある場合や、他社からもプレゼンを受ける予定であるならその企業の担当者の時間も奪うことになります。

時間オーバーをすると聞き手の集中力も一気に落ちます。どんなにプレゼンの内容がよくても、印象は悪いものになってしまいます。

時間をオーバーした時点で、プレゼンのポイントを再度読み上げ、締めの言葉をきちんとすれば、プレゼンは失敗とはなりません。

緊張しすぎないようにする

プレゼンでは緊張は当たり前です。あなたが緊張しているのと同じように、ほとんどの人も内心はドキドキしています。みんな緊張していますので、気にする必要はありません。

緊張を減らすには、練習あるのみです。人前で話すことに慣れていないから緊張するだけで、とことん練習して自信をつければ、緊張しなくなります。

また、自分が緊張を感じていても、他の人から見たら「緊張しているようにはみえない」ものです。自信を持ちましょう。

また、アドリブを入れたり、笑いをとりにいこうとする必要はありません。プレゼンの目的は、「聞き手の課題を解決するための提案」です。事前の準備をしっかりしてプレゼンに望めば、目的は達成できます。

まとめ

プレゼン力は仕事で活かせるスキルです。

相手が何を悩んでいるのか、その悩みを解決する方法を考え、解決できる方法を分かりやすく伝え、相手を動かすことができる力は、仕事をするうえでの大きな武器となります。

プレゼン力は誰でも練習すれば身につきます。ぜひ、プレゼンスキルを仕事に活かしましょう!

最終更新日:2019年12月12日