総務になるには?総務の意味や資格の勉強の仕方など経験者が詳しく紹介!

総務は何でも屋のイメージが強く、一般事務と同じだと考えている方も多いですが、実は会社を支える重要な役割を果たしています。

事務作業で残業が少なめなので、女性にも人気の職種ですね。そこで、総務になるにはどうしたら良いのかについて考えながら、資格の勉強についても詳しく紹介します。

総務の意味とは?

総務とは、会社や組織の中で総合的に事務を行う仕事のことです。

常に一定の範囲の業務を任されているということではなく、臨機応変に様々な仕事をこなしていく必要があります。

この仕事を担う総務部では、備品の購入や社内設備の点検、書類整理、社内規定の精査など、社員が働きやすい環境を作るために様々な業務を行います。

幅広い仕事を任せられますので、会社全体のことを考えつつ様々なスキルを身につけて仕事を行うことも大切です。

総務部の中だけではなく、全ての部署と連携しながら業務を行いますので、部署同士をつないだり会社をまとめたりする役割も果たしているのです。

また、総務の仕事は企業の規模によっても異なります。

大企業では会社運営に関する業務や大規模な株主総会の準備なども任せられるため、より専門的なスキルが必要です。

中小企業では総合的な事務作業が求められますが、大企業では別部署で管理されている人事や労務に関する業務が総務部に割り振られていることもありますので、広範囲のスキルが必要となる場合もあります。

総務に関する資格にはどのようなものがある?

総務は多様な業務を任されていますので、仕事に関連する資格を取得しておくことでスムーズに業務が行える場面があります。

ここからは、総務に関する資格にどのようなものがあるのかを具体的に紹介していきます。

マイナンバー実務検定

マイナンバー実務検定は、マイナンバー制度や個人情報の取り扱いについての理解度を認定するもので、2015年8月に開始された比較的新しい検定です。

マイナンバーは国民一人一人に与えられている12桁の番号ですが、税金や年金など使用される場面も増えてきました。

会社でも従業員のマイナンバーを扱う機会がありますので、セキュリティ対策や社員教育のためにも、取り扱いについて学んでおくことが大切です。

マイナンバー実務検定の受験資格に制限はなく、誰でも受けることができます。

3級から1級までレベルが分かれており、1級が最も難しい試験です。総務部でスキルを生かすという意味では、2級以上の取得がおすすめです。

1~3ヶ月程度の勉強で合格が可能なので、チャレンジしてみるのも良いでしょう。

衛生管理者

衛生管理者とは、従業員の健康を管理したり労働災害を防止するように努める国家資格です。

従業員が50人以上いる事業所では、衛生管理者を選任することが労働安全衛生法で定められていますので、ある程度の規模の会社では、衛生管理者の資格を持つ人材が必要とされるのです。

従業員の管理は総務部にとって重要な仕事ですし、50人以上の事業所で衛生管理者をおかないと罰則もありますので、資格の取得によって重宝されることもあるでしょう。

衛生管理者の受験資格としては労働衛生の実務経験が必要で、大学卒業であれば1年以上、高等学校卒業であれば3年以上などの規定があります。

受験料は、第一種衛生管理者、第二種衛生管理者ともに6,800円です。合格までの勉強期間は、一般的に1~3ヶ月程度が目安とされます。

ビジネスキャリア検定

ビジネスキャリア検定とは、業務で必要とされる能力を客観的に評価し、専門知識の習得を目指す検定です。

現在の自分の知識がどれくらいあるのかを会社に示すことができるので、転職にも使えますし、社内評価としても役立つものとされています。

資格は8分野43試験に分けられており、さらにレベルによって1~3級に分類されます。

「総務」の分野では2級と3級が設定されていますので、より高いレベルを求めるのであれば2級を目指すのが良いでしょう。

受験資格に制限はなく、2級まではマークシート方式で受験ができます。

受験費用は、どの分野の試験を選んでも、2級は7,700円(税込)、3級は6,200円(税込)です。

2級は少し難易度が上がりますので、1~3ヶ月程度の勉強期間を確保した方が良さそうです。

中小企業診断士

中小企業診断士は経営コンサルサントの国家資格で、企業の経営に関する幅広い知識が必要とされます。

資格取得は難易度が高いですが、学んだ知識を生かして、会社の経営に関する提案ができたりと多方面で活躍できる資格で、転職にも有利になります。

人気のある資格ですが、年単位の勉強が必要となりますので、比較的勉強時間が確保できる若いうちに取得しておくのがおすすめです。

難しい資格ですが、中小企業診断士は受験資格に制限がありませんので、誰でもチャレンジできます。受験費用は、1次試験が13,000円、2次試験が17,200円です。

2次試験に合格した場合は、実務補修などの受講が必要ですので、さらに費用がかかります。

中小企業診断協会に入会する場合は入会費や年会費もかかりますので注意しましょう。

ホスピタリティ検定試験

「ホスピタリティ」とは、人と人、社会や自然との関わりの中で行われるおもてなしの行動や考え方を意味します。

接客などの場面でよく用いられますが、相手の潜在的なニーズを考えながら行動することがホスピタリティです。

ホスピタリティ検定試験は、個人のホスピタリティ度を測る検定試験で、ビジネスや日常生活でも活躍が期待できます。

現在求められていることだけではなく、自分から行動すべきことを見つけて動いたり、相手の立場に立って物事を考えることができるようになることを目指します。

従業員のニーズを素早く察知することができる可能性が上がりますので、総務としてはぜひ身につけておきたいスキルです。

受験料は3級が4,400円(税込)、2級が7,700円(税込)で、2級は記述式の問題も含まれます。

合格率は高めで、勉強期間は1ヶ月程度が目安です。

人事総務検定

人事総務検定とは、人事総務の知識や能力を測るための検定試験です。

人事と総務に特化した検定試験ですので、勉強すること自体が総務の仕事の勉強となり、実務でも生かしやすくなっています。

検定は3級は誰でも受験することができ、2級と1級は1つ下の級の合格者のみが受験できます。

試験では、採用や退職などの基礎知識や従業員の休日や労働時間、就業規則についての知識などが問われます。

一部は社会保険労務士の分野と重複しており、幅広い知識を学ぶことになりますが、出題範囲はいずれも実務でよく使われる分野ですので、覚えておくと非常に勉強になります。

受験料は3級が5,000円(税込)、2級が7,500円(税込)、1級が10,800円(税込)です。

日商簿記検定

中小企業の総務では、経理業務の一部を任されることがありますので、簿記に関する知識は持っておくと便利です。

簿記を使った業務は少し特殊ですので、領収書や売上などの処理などを任された場合、多少の知識を持っていなければ理解できない部分が多くなってしまいます。

簿記の資格で最も有名なのは日商簿記検定で、3級から1級にレベルが分かれています。

総務を目指すのであれば、3級だけでも基本的な知識を習得できますし、2級を持っていれば十分なレベルだといえます。

受験料は3級が2,850円(税込)、2級が4,720円です。3級であれば1ヶ月程度で取得が可能ですが、2級は少し難易度が上がりますので3~6か月程度の勉強が必要です。

知的財産管理技能士検定

知的財産管理技能士とは、企業の知的財産の管理をする専門家です。

知的財産は、著作権やアイデア、発明など、形を持たない財産のことで、大企業などではこれらの知的財産の保護が必要とされることが多くなっています。

知的財産管理技能士検定は、知的財産の管理に関する知識を測る国家資格で、合格することで知的財産管理技能士を名乗ることができるようになります。

履歴書にも書けますが、社内のスキルアップとして受験するのも良さそうです。

3級の受験資格に特に制限はありませんが、2級からは知的財産管理の職務経験などが必要とされます。

また、どの級でも学科試験と実技試験の2つを受けますので、それぞれに受験料が必要です。

受験料は3級が学科試験5,500円、実技試験5,500円、2級が学科試験7,500円、実技試験7,500円です。

総務の仕事に就くための勉強法や勉強しておくべきこととは?

総務の仕事を目指す方は多いですが、希望の職に就くためにはあらかじめ仕事に必要なことを勉強しておきたいところです。

転職や就職などでただ応募を重ねるよりは、持っているスキルをアピールすることで採用の可能性も高まります。

ここでは、総務の仕事で勉強しておくべきことや、その勉強法について解説します。

Microsoft Officeを勉強する

総務は事務仕事が多いので、パソコンのスキルが必要とされます。

従業員の情報や会社の様々な数字など、膨大な量のデータを管理することもありますので、スムーズに処理が行えるようにしておくことで効率よく業務が行えます。

特にWordやExcelなどMicrosoft Officeのソフトはどこの会社でも使われますので、使いこなせるようにしておいた方が良いでしょう。

できればPowerPointやAccessも使えるようになっておくと、プレゼンテーションや数字の分析などにも役立ちます。

資格の勉強をする

既にご紹介させて頂きましたが、総務に関する資格にはたくさんの種類があります。

自分が目指す企業や、何を生かして働きたいかによって取得する資格を絞りこみ、資格の勉強を進めるのもおすすめです。

資格を取ることだけが目標になってしまいがちですが、資格の勉強をすること自体がすでにスキルアップになっており、自分の知識として蓄積されていますので、すぐにその知識を生かすことも可能です。

また、中小企業では総務が他分野の業務を任されることもありますので、転職先が決まっている場合は、その企業に合わせて勉強内容を変えることも必要です。

事務経験を積む

総務の主要な業務は事務作業ですので、総務の経験がなくても「一般事務」などの経験があることは強みになります。

事務経験を積むことでパソコンのスキルや作業効率なども上がっているはずですので、総務の仕事にも慣れやすいのです。

もし、なかなか「総務」としての採用につながらないのであれば、他の事務職で経験を積むのも良いでしょう。

経験とスキルを武器にして、最終的に総務の仕事を目指すのも良いと思います。

コミュニケーションスキルを伸ばす

会社全体を見渡す必要がある総務では、コミュニケーションスキルが求められます。

業務の中で、様々な部署から要望を伝えられたり、総務部から全体へお願いすることが多数発生しますので、日ごろから各部署と連携して良い関係を築いておくことが大切なのです。

例えば備品や設備についても、各フロアの担当者と会話することで、改善する箇所や設備の入れ替えの希望などを詳しく聞くことができます。

そのためには、普段から周りとのコミュニケーションを取ることを意識して過ごすことが大切ですので、少しずつスキルを伸ばしていきましょう。

新しい法律を理解する

会社に関する法律は日々更新されているので、総務では常に最新の制度や法律を理解していおく必要があります。

マイナンバー制度が適用されたり、労働基準法が変更されたりと毎年法律や税金、年金などの変更がある場合が多いので、従業員が働く上で重要な法律はある程度理解しておいた方が良いでしょう。

詳しい手続きなどは、総務として採用されてから少しずつ学んでいけば大丈夫です。

タイムマネジメントを行う

総務の仕事は多岐にわたるので、時間管理をしっかりと行うことが大切です。

日ごろから、現在の業務をどれくらいの時間で終わらせて、残りの仕事を何時間で達成しなければいけないのかを意識しましょう。

効率の良い仕事をすることができるようになりますので無駄な残業が減らせますし、生産性が向上しますので、部署の中でも高い成果を上げることが可能になります。

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まとめ

総務になるために、必ず資格やスキルが必要とされるわけではありませんが、専門的な資格やスキルを持っていることで、社内で頼られる総務を目指せます。

採用の際にも強みになることが多いので、総務を目指す方はこの記事を参考に勉強を進めてみてはいかがでしょうか。

最終更新日:2020年3月24日